Hacer bien tus facturas es una de las obligaciones básicas como autónomo: una factura incompleta puede impedir que tu cliente deduzca el IVA y darte problemas con Hacienda. En esta guía te explicamos qué debe incluir, cómo calcular los impuestos y qué errores evitar. Guía informativa; para casos particulares consulta con tu gestoría.
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Datos obligatorios de una factura
El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) exige que una factura completa incluya:
- Número y serie, correlativos (por ejemplo, 2026-001, 2026-002…).
- Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha de la operación.
- Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
- NIF del emisor y del destinatario. Puedes comprobarlo con el validador de NIF.
- Domicilio de ambos.
- Descripción de los productos o servicios, con cantidad y precio unitario sin IVA.
- Tipo de IVA aplicado, cuota de IVA y, en su caso, la retención de IRPF.
- Importe total.
Ejemplo de cálculo
| Base imponible | 1.000,00 € |
| + IVA 21 % | 210,00 € |
| − Retención IRPF 15 % | −150,00 € |
| Total a cobrar | 1.060,00 € |
El IVA y el IRPF se calculan siempre sobre la base imponible. Haz tus cálculos con la calculadora de IVA e IRPF.
¿Cuándo hay que aplicar retención de IRPF?
- Sí, si eres profesional (actividades de la sección 2.ª del IAE: diseñadores, consultores, abogados, programadores…) y facturas a una empresa o a otro autónomo. El tipo general es el 15 %, y el 7 % el año de alta y los dos siguientes.
- No, si facturas a particulares o si tu actividad es empresarial (comercio, hostelería…) en estimación directa.
Facturas simplificadas (tickets)
Para ventas a particulares de hasta 400 € (IVA incluido), o hasta 3.000 € en algunos sectores como el comercio minorista o la hostelería, puedes emitir una factura simplificada, que no necesita los datos del cliente.
Facturas rectificativas
Si te equivocas en una factura ya emitida, no la borres ni la modifiques: emite una factura rectificativa con su propia serie (por ejemplo, R-2026-001) que haga referencia a la original e indique qué se corrige.
Plazos y conservación
- La factura se emite en el momento de la operación o, si el cliente es empresa o autónomo, antes del día 16 del mes siguiente.
- Debes conservar tus facturas, emitidas y recibidas, durante al menos 4 años (6 a efectos mercantiles).
- Calcula la fecha de vencimiento del cobro con la calculadora de días y plazos.
Verifactu: los programas de facturación
La Ley Antifraude y el reglamento Verifactu obligan a que los programas informáticos de facturación registren las facturas de forma inalterable y, en su caso, las envíen a la Agencia Tributaria, según el calendario que establezca la AEAT. Si facturas con frecuencia, conviene usar un software de facturación adaptado. Consulta siempre los plazos vigentes en la web de la Agencia Tributaria.
Errores frecuentes
- Saltarse números o reutilizar un número de factura.
- No poner el NIF del cliente o ponerlo mal.
- Aplicar IRPF a un particular o no aplicarlo a una empresa.
- Olvidar la mención de exención cuando la operación no lleva IVA.
¿Aún no sabes cuánto cobrar? Usa la calculadora de precio por hora. Y si vas a vender online, sigue nuestra guía para crear una tienda online.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer facturas en Word o Excel?
Hasta ahora era posible, pero la normativa Verifactu regula los programas informáticos de facturación. Consulta el calendario vigente de la AEAT y, si facturas a menudo, usa un software adaptado.
¿Qué pasa si me salto un número de factura?
La numeración debe ser correlativa. Si ocurre por error, documenta el motivo y consulta con tu gestoría; no reutilices números ya emitidos.
¿Tengo que poner el IRPF si facturo a un particular?
No. La retención solo se aplica cuando el cliente es una empresa o un autónomo que actúa como tal.
¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?
Al menos 4 años a efectos fiscales y 6 a efectos mercantiles.